QUANDO LA COMUNICAZIONE INFORMALE MANDA IN TILT L’AZIENDA

In molte realtà aziendali, soprattutto nelle PMI, la comunicazione informale è diventata la modalità dominante per gestire il quotidiano. È rapida, accessibile, spontanea. Un messaggio su WhatsApp, una telefonata veloce, una battuta in corridoio: così si decidono attività, si trasmettono istruzioni, si risolvono (apparentemente) problemi.

Ma c'è un punto critico che osservo troppo spesso: questa modalità finisce per sostituire i canali formali, strutturati, progettati per garantire coerenza operativa e responsabilità.

Quando questo accade, i processi non funzionano più. Non perché siano sbagliati, ma perché vengono ignorati.

Il risultato? Una serie di effetti disfunzionali ben noti:

• Le informazioni si disperdono. Non c’è tracciabilità. Le decisioni “volanti” non vengono condivise correttamente.

• Le responsabilità si confondono. Chi deve fare cosa non è più chiaro.

• La qualità operativa si riduce. Si crea una dipendenza dal “chi sa cosa” anziché da un sistema ben progettato.

• La direzione perde il controllo. Non perché non comanda, ma perché non vede.

Il paradosso è evidente: mentre molte imprese parlano di digitalizzazione, automazione, efficienza, sul piano della comunicazione interna si agisce ancora con strumenti e logiche non gestite.

Il problema non è la comunicazione informale in sé. Serve, è utile, ed è anche inevitabile. Ma deve rimanere entro i limiti della flessibilità operativa, non diventare il sistema nervoso centrale dell’organizzazione.

Il punto è culturale prima ancora che tecnologico: va costruita una consapevolezza diffusa che la coerenza organizzativa si basa sulla formalizzazione intelligente. E la formalizzazione, contrariamente a quanto si crede, non è burocrazia: è chiarezza, è prevenzione dell’errore, è velocità sostenibile.

Il mio consiglio alle PMI? Rivedere i flussi informativi interni con spirito critico. Analizzare dove e perché la comunicazione informale prende il sopravvento. E riportare l’azienda a un equilibrio tra agilità relazionale e rigore sistemico.

Perché un’organizzazione che funziona bene è quella in cui le persone possono comunicare liberamente, senza compromettere struttura, responsabilità e processi.